共有と権限設定

対象のページで、上部にある共有をクリックすると、次のことができます。

• 他のユーザーをページに招待する。

• ページにアクセスできるユーザーとその権限レベルを確認し、変更する。

• ページのリンクをコピーして、他のユーザーと共有する。

• ページをWeb上で共有するには、公開タブを開きます。詳しくはこちら →

上司との1-on-1ミーティング用の資料を共有したり、プロジェクトメンバーにだけメモを共有したりするなど、ワークスペース内の限られたメンバーに対してページを共有することがあります。特定のメンバーにページを共有するには、次の手順で操作します。

1. 対象のページで、上部にある 共有 をクリックします。

2. ページを共有したいワークスペースのメンバーまたはグループの名前を見つけて選択します。また、メールアドレスを入力して、ワークスペースにいないユーザーをゲストとして招待することもできます。

3. 招待するメンバーの名前の横にあるドロップダウンを開き、権限レベルを選択します。

4. 招待 を選択します。

特定のワークスペースのメンバーとページを共有すると、そのページはサイドバーの共有セクションに表示されます。サイドバーのセクションについて詳しくはこちら →

チームスペースは、組織や会社内の各チームの専用スペースです。各チームスペースにはそれぞれ固有のメンバー、権限レベルがあり、チームスペースオーナーがカスタマイズできます。チームスペースへのメンバー追加やアクセス許可設定についての詳細はこちらをご覧ください →

参加している任意のチームスペースに対してNotionページを共有するには、2つの方法があります。

• サイドバーで対象のチームスペースの名前にポインターを合わせて、表示される ＋ をクリックして、チームスペース内に新しいページを作成する。

• サイドバーで、ページを対象のチームスペースにドラッグで移動する。

ゲストは、あなたのNotionワークスペースに属していないユーザーです。これには、業務委託先や顧客などが該当します。ゲストについての詳細はこちら →

ゲストとしてページに招待すると、招待された人にページへのリンクが記載されたメールが送付されます。ゲストがあなたのページにアクセスするには、ゲスト自身のNotionアカウントが必要です。

ページ上部の共有をクリックし、一般的なアクセス許可を設定すると、ページへの一般的なアクセス権限を管理できます。ここでは、ページを共有する相手を選択できます：

• 招待されたユーザーのみ：あなたとあなたが招待したユーザーのみが、あなたのページにアクセスできます。

• {ワークスペース}の全てのメンバー：他のワークスペースのメンバーが、検索またはリンクを使用して、あなたのページにアクセスできます。

  • {ワークスペース}の全てのメンバーの横にあるドロップダウンを開き、検索で非表示に切り替えると、このページをこれまでにアクセスしたことがないユーザーや、まだページへのリンクを持っていないユーザーの検索結果には表示されません。

• リンクを知るWeb上の全ユーザー：ワークスペースに参加していない人やNotionユーザーでない人でも、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできます。ページの訪問者がページにコメントしたり編集したりするには、Notionにログインする必要があります。

  • このリンクへのアクセスを期限切れにする場合は、リンクを知るWeb上の全ユーザーの横にあるドロップダウンを開きます。リンクの有効期限の横にあるドロップダウンを開き、時刻または日付を選択します。

  • エンタープライズのワークスペースオーナーは、設定 → セキュリティでサイト、フォーム、公開リンクの公開を無効にするをオンに切り替えることで、これらの公開共有リンクを無効にできます。

一般的なアクセス権を付与する各グループに対して、アクセスレベルを割り当てることができます。

ページを共有するすべての個人やグループ、チームスペースに対し、異なる権限レベルを割り当てることができます。これにより、プライベート情報をプライベートに保ち、業務を詳細かつ正確に制御できるようになります。

Notionで設定できる権限レベルは以下のとおりです。

• フルアクセス権限： フルアクセス権限を持つユーザーは、ページのすべてのコンテンツを編集でき、誰とでもページを共有できます。

• 編集権限： このアクセスレベルが割り当てられたユーザーは、ページの編集はできますが、他のメンバーにページを共有することはできません。

• コンテンツ編集権限： この権限レベルはデータベースページだけで設定できます。このアクセスレベルを持つユーザーは、データベース内でのページ作成や編集、ページのプロパティ値の編集ができます。ただし、データベースの構造やプロパティの設定やビュー、並べ替えやフィルターの条件は変更できません。データベースについての詳細はこちら →

• コメント権限： ページへのコメントのみを認めるユーザーに対しては、このアクセスレベルを選択します。コンテンツの編集および共有はできません。

• 閲覧可能： このアクセスレベルを持つユーザーは、ページの閲覧はできますが、コメント、編集、共有はできません。

ワークスペースでのロールに応じて、ユーザーがワークスペースで実行できるアクションも異なります。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

特定のページに対するユーザーの権限レベルを変更するには、次の手順で操作します。

1. 対象のページで、上部にある 共有 をクリックします。

2. ページを共有しているユーザー、グループ、またはチームスペースの名前の横にあるドロップダウンを開きます。

3. 権限レベルを選択します。

共有するつもりのないページで他のユーザーを見かけた場合や、ページをプライベートに設定する場合、共有を取り消す方法がいくつかあります。

• 自分だけが閲覧できるように、サイドバーでページをプライベートセクションにドラッグして移動します。

• ページ上部の共有をクリックします。次に、現在アクセスできるワークスペース、グループ、または個人の横にあるドロップダウンを開き、削除を選択します。

データベースに1つ以上のユーザープロパティがある場合は、そのユーザープロパティのユーザーに特定の権限を割り当てることができます。例：

• IT チケットデータベースがあり、チケット作成者が自分のチケットを編集できるようにしたいものの、他の人が作成したチケットを誤って変更したくない場合。

• 採用担当者が多数の候補者を担当していて、各担当マネージャーが自分の担当候補者の情報のみを閲覧できるようにしたい場合。

• データベース内の自分のタスクのみを表示および編集できるようにする必要がある、外部委託チームと一緒に作業している場合。

ユーザープロパティを通じて割り当てた権限は、データベースのすべてのビューに適用されます。また、データベースのリンクされたビューにも反映されます。

ユーザープロパティまたは作成者プロパティのアクセス権限を設定するには、次のことを行います。

1. データベースを開きます。これはソースデータベースでなければならず、リンクされたビューではありません。

2. データベースの上部にある共有をクリックします。

3. ページレベルのアクセスで、新しいルールを追加を選択します。

4. データベースからユーザーまたは作成者プロパティを選択します。

5. アクセスレベルを選択します。

6. ルールを作成を選択します。

データベースに複数のデータソースが含まれている場合、各データソースに独自のアクセス権限ルールを設定できます。共有メニューでこれらの権限を設定すると、データソースを切り替えることができます。

新しいルールを追加をクリックすると、データベース内の追加のユーザープロパティに対する新しい権限を作成できます。

ページレベルのアクセス権限を割り当てた後、他のユーザーがデータベースのコンテンツを操作できるかどうかは、そのユーザーがデータベースにアクセスできるかどうかによって異なります。

データベースへのアクセス権限がある場合

あなたがタスクデータベースのフルアクセス権限を持っているとします。あなたの直属の部下であるアナさんは、 コメント権限を持っています。

次に、担当者のプロパティに 編集権限を付与するページレベルのアクセスルールを作成します。タスク 1 をアナに割り当てます。

アナは、データベースのすべてのページを閲覧してコメントできることに加え、ページレベルのルールによりタスク 1 を編集できるようになりました。

データベースへのアクセス権限がない場合

あなたがタスクデータベースのフルアクセス権限を持っているとします。他の誰もアクセス権を持っていません。

次に、担当者のプロパティに 編集権限を付与するページレベルのアクセスルールを作成します。タスク 1 をアナに割り当てます。アナがあなたのタスクデータベースにアクセスしようとすると、エラーメッセージが表示されます。これは、アナにはタスクデータベースへのアクセス権がなく、タスク 1 へのアクセス権しかないためです。アナがタスク 1 を閲覧して作業するには、2 つの方法があります。

1. アナをタスクに割り当て、ページレベルのルールを使ってアクセス権を付与すると、アナは Notion でタスク 1 に割り当てられたことを知らせる通知を受け取ります。アナは受信トレイからタスクを開くことができます。

2. ページにタスクデータベースのリンクビューを作成し、アナにそのページへのアクセス権限を付与します。アナは、リンクされたビューでタスク 1 にアクセスして編集できるようになります。さらに、そのデータベースでアナに割り当てた他のタスクにも、リンクされたビューからアクセスできます。

データベースのリンクされたビューを作成する手順は以下のとおりです。

1. ページで /linkedと入力します。

2. スラッシュメニューで、データソースのリンクされたビューを選択します。

3. 表示されるメニューで、リンク先のデータベースを検索して選択します。

4. 選択したデータベースがオリジナルのコピーとして表示されるので、オリジナルを変更することなく、異なる方法で絞り込み、並べ替えを設定できます。

アナは、ページレベルのアクセスルールを介して自分のタスクにのみアクセスできるため、データベースに新しいページを作成することはできません。新しいページの作成を許可するには、フォームを作成する必要があります。

特定のユーザーまたは作成者プロパティの権限ルールを削除するには、次のことを行います。

1. 対象のデータベースで、上部にある 共有をクリックします。

2. 既存のルールのドロップダウンメニューを開きます。

3. 権限ルールを削除を選択します。

ページ内にサブページを作成すると、そのサブページには親ページの権限設定が引き継がれます。これを変更するには、対象のサブページを開いて権限設定を更新します。

チームスペースオーナーは、チームスペース内のコンテンツに対してデフォルトのアクセス権限を設定できます。この設定は、チームスペース内に作成されるすべての新しいページに適用されます。設定を変更する場合は、ページレベルで個別に変更する必要があります。

Notionでは、ユーザーに付与されている最も上位のアクセス権限を尊重します。たとえば、メンバーAに 閲覧権限 を付与したとします。そのあとでワークスペースの全員にフルアクセス権限を付与した場合、メンバーAはワークスペースのメンバーであるため、メンバーAにもフルアクセス権限が付与されることになります。

また、共有したページをサイドバーの プライベート セクションに移動すると、そのページに対するほかのユーザーのアクセス権限がすべて削除されます。注： このオーバーライドは親ページにのみ適用され、サブページに対して付与された権限は変わらないことにご注意ください。

ページへのアクセス権限が リンクを知る全ユーザー に設定されている場合、以下のようなケースで、直接リンクを知らないユーザーがページにアクセスする可能性があります。

• そのページが、より広く共有されている別のページでメンションされているか、そこからリンクされている場合。

• そのページが、より広く共有されている別のページにリンクする双方向リレーションを使用している場合。

• そのページが、より広い範囲で共有されている別のページの中にネストされている場合。

ページ上部のバーにプロフィール画像が表示されるため、誰がそのページにアクセスできるのかを確認できます。

• その人がページを見ていないときは、アバターは薄く表示されます。

• その人がページ上にいるときは、アバターが濃く表示されます。

• アバターにカーソルを合わせると、そのユーザーの名前、メールアドレス、最後にページを訪れたタイミングを見ることができます。

• 濃く表示されているアバターをクリックすると、ページ内でそのユーザーが閲覧したり入力したりしている場所までジャンプします。

• 複数人が同じページ上で同じ時に作業していると、他の人が確認もしくは編集しているブロックの横にリアルタイムでアバターが表示されます。

• ページ右上の ••• をクリックして表示されるメニューの最下部で、ページの最終編集者と最終編集日時を確認できます。

アクセス権のないページを開く場合は、ページの アクセス不可 を選択してリクエストを送信できます。これにより、ページの作成者または編集者に通知が送付され、あなたのアクセスリクエストが承認または却下されます。

ページで閲覧権限またはコメント権限を持っていて、編集アクセス権が必要な場合、以下の手順でリクエストができます。

1. ページを開き、共有をクリックします。

2. 共有タブで、現在の自分の権限レベルを確認できます。この情報の横にあるドロップダウンを開きます。

3. 編集権限をリクエスト を選択します。

ページ作成者はこのリクエストを受け取り、承認または無視できます。リクエストが受理されると通知が届きます。編集ができない場合はページの再読み込みをお試しください。

エンタープライズプランのワークスペースオーナーは、追加のセキュリティ設定によりコンテンツの共有を制御できます。これらの機能について詳しくはこちら →

これらの設定を確認するには、サイドバーの設定からセキュリティを選択します。